Politica de Confidentialitate(GDPR)

Operatorul datelor cu caracter personal este:

În această politică, termenii „noi”, „compania” și „AIC Rent a Car” se referă la operatorul identificat mai sus.

Pentru întrebări privind prelucrarea datelor personale, solicitări privind drepturile GDPR sau cereri referitoare la datele transmise prin formularele site-ului, ne poți contacta la adresa gdpr@aic-rentacar.ro.

În funcție de serviciul solicitat, putem prelucra următoarele categorii de date:

Date de identificare și contact

• Numele și prenumele.
• Adresa de e-mail și numărul de telefon, inclusiv prefixul internațional.
• Țara de reședință sau alte informații de țară furnizate prin formularele noastre, atunci când sunt solicitate.

Date necesare rezervării și închirierii

• Autovehiculul solicitat, perioada închirierii și informațiile privind preluarea și predarea.
• Informații despre preț, durata închirierii, serviciile suplimentare și metoda de plată selectată.
• Confirmarea condițiilor de eligibilitate comunicate în formular, precum vârsta minimă și vechimea permisului de conducere.
• Informații și comunicări necesare gestionării rezervării, modificărilor, anulărilor și contractului.

Documente și informații profesionale

• Copie sau imagine a cărții de identitate ori a pașaportului, atunci când documentul este solicitat pentru închiriere.
• Copie sau imagine a permisului de conducere, inclusiv fața și verso-ul.
• Permis internațional de conducere, atunci când este necesar.
• Țara emitentă a permisului de conducere.
• În cazul unei persoane juridice: denumirea societății, CUI/CIF și numărul de înregistrare la Registrul Comerțului, dacă sunt solicitate.
• Informațiile suplimentare pe care alegi să ni le transmiți în câmpul de observații.

Date tehnice și de utilizare a site-ului

• Date tehnice generate de accesarea site-ului, precum adresa IP, tipul browserului, dispozitivul și informații despre utilizarea paginilor, în măsura în care sunt colectate de server sau de serviciile activate.
• Preferințe privind cookie-urile și consimțămintele exprimate în interfața de confidențialitate.
• Informații tehnice asociate funcționării site-ului, securității și prevenirii utilizării abuzive.

Datele personale pot fi utilizate, în funcție de situație, pentru:

• Preluarea și gestionarea solicitărilor de ofertă și a rezervărilor.
• Verificarea disponibilității autovehiculului și comunicarea confirmării rezervării.
• Verificarea documentelor și a condițiilor necesare încheierii contractului de închiriere.
• Întocmirea, executarea și administrarea contractului, inclusiv gestionarea preluării și predării autovehiculului.
• Gestionarea plăților, a garanțiilor, a facturilor și a eventualelor obligații financiare legate de închiriere.
• Comunicarea cu tine privind rezervarea, documentele lipsă, modificările, anulările și serviciile solicitate.
• Gestionarea solicitărilor, reclamațiilor, incidentelor și eventualelor litigii.
• Asigurarea securității site-ului, prevenirea fraudei și protejarea bunurilor și drepturilor companiei, în limitele legii.
• Îndeplinirea obligațiilor legale, fiscale, contabile și a solicitărilor legale ale autorităților competente.
• Administrarea și îmbunătățirea site-ului, a serviciilor și a experienței utilizatorilor, în condițiile legii.
• Măsurarea audienței, analiza campaniilor publicitare și personalizarea publicității, dacă sunt utilizate asemenea instrumente și există temeiul legal necesar.
• Transmiterea de oferte comerciale și informații de marketing, atunci când există consimțământul sau un alt temei legal aplicabil.
• Organizarea concursurilor, promoțiilor sau campaniilor, dacă participi la acestea.

Nu folosim automat toate datele pentru toate scopurile. Utilizarea lor depinde de relația ta cu noi, de serviciul solicitat, de preferințele exprimate și de obligațiile legale aplicabile.

În conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 — GDPR, prelucrarea datelor se realizează în baza unuia sau mai multor temeiuri legale aplicabile fiecărei activități:

Formularele de pe site ne permit să primim solicitări de rezervare și, atunci când sunt necesare pentru închiriere, documentele aferente. Datele solicitate pot varia în funcție de tipul rezervării și de documentele necesare.

Documente solicitate pentru închiriere

După transmiterea ofertei și atunci când documentele sunt solicitate pentru pregătirea contractului, pagina de încărcare permite transmiterea documentelor relevante, precum:

• Carte de identitate sau pașaport.
• Permis de conducere — față și verso.
• Permis internațional de conducere, acolo unde este necesar.
• Alte informații sau documente solicitate justificat pentru gestionarea închirierii.

Formularul de încărcare acceptă fișiere în formatele JPG, JPEG, PNG, HEIC, PDF, DOC și DOCX și permite încărcarea mai multor fișiere, în limita indicată de formular.

Documentele trebuie transmise numai prin canalele indicate de companie și numai atunci când au fost solicitate. Nu transmite documente care aparțin altor persoane fără autorizare.

Confirmarea rezervării

Trimiterea formularului nu reprezintă, prin ea însăși, o confirmare definitivă a disponibilității autovehiculului. Rezervarea devine fermă după confirmarea disponibilității de către un reprezentant AIC Rent a Car și după îndeplinirea cerințelor comunicate pentru rezervarea respectivă, inclusiv transmiterea documentelor solicitate, atunci când este cazul.

Plăți și informații financiare

Formularele pot solicita selectarea unei metode de plată, de exemplu plata cu cardul, în numerar sau prin transfer bancar, în funcție de opțiunile disponibile. Selectarea metodei de plată nu înseamnă că toate datele cardului sunt colectate de site.

Dacă plata online este disponibilă printr-un procesator extern, datele necesare tranzacției sunt prelucrate de furnizorul de plăți conform propriilor condiții și politici. Nu introducem în această politică denumirea unui procesator specific decât dacă acesta este confirmat ca fiind utilizat efectiv.

Poți consulta pagina de încărcare a documentelor aici: Încarcă documentele tale.

Unele autovehicule pot fi echipate cu dispozitive GPS sau sisteme de monitorizare. În măsura în care aceste sisteme prelucrează date asociate unei persoane identificabile, informațiile rezultate pot constitui date cu caracter personal.

În funcție de echipamentele utilizate, de contract și de legislația aplicabilă, informațiile pot fi folosite pentru:

• Protejarea autovehiculului și prevenirea furtului sau a utilizării neautorizate.
• Localizarea vehiculului în situații justificate de securitate, incidente sau recuperare.
• Gestionarea unor incidente și verificarea respectării obligațiilor contractuale, atunci când există temei legal.
• Verificarea stării și funcționării sistemelor de monitorizare, în măsura în care acest lucru este necesar.

Accesul la datele GPS trebuie limitat la persoanele autorizate și la scopurile justificate. Datele nu trebuie utilizate pentru monitorizarea nejustificată a vieții private a clientului.

Perioada de păstrare și condițiile de acces la datele GPS depind de scopul concret, de sistemul utilizat și de obligațiile legale aplicabile. Orice utilizare a acestor date după încheierea închirierii trebuie să aibă un temei legal și să fie limitată la ceea ce este necesar, de exemplu pentru investigarea unui incident sau pentru apărarea unor drepturi.

Datele pot fi comunicate numai în măsura necesară scopului legitim al prelucrării și în condițiile legislației aplicabile.

• Furnizorilor de găzduire, mentenanță și asistență tehnică pentru site și sistemele informatice.
• Furnizorilor de servicii de e-mail și comunicații utilizați pentru gestionarea solicitărilor.
• Procesatorilor de plăți, dacă sunt utilizați pentru tranzacțiile aferente serviciilor.
• Furnizorilor de servicii GPS sau de securitate auto, în măsura în care datele sunt necesare funcționării serviciului și scopului justificat.
• Furnizorilor de servicii de analiză, măsurare a audienței și publicitate, dacă asemenea instrumente sunt activate și prelucrarea este permisă.
• Partenerilor implicați în furnizarea serviciilor, atunci când transmiterea datelor este necesară și justificată.
• Contabililor, consultanților juridici, auditorilor sau altor profesioniști, atunci când este necesar și permis de lege.
• Autorităților publice, instanțelor sau organelor competente, atunci când există o obligație legală ori o solicitare validă.

Furnizorii care prelucrează date în numele nostru trebuie să fie supuși obligațiilor contractuale corespunzătoare, inclusiv obligațiilor de confidențialitate și securitate, atunci când aceste cerințe sunt aplicabile.

Nu vindem datele personale ale clienților. Nu divulgăm datele către terți în scopuri proprii fără un temei legal corespunzător.

Transferuri în afara Spațiului Economic European

Unii furnizori de servicii tehnice sau digitale pot prelucra date în alte țări ori pot permite accesul din alte jurisdicții. Dacă are loc un transfer de date personale în afara Spațiului Economic European, acesta trebuie realizat în condițiile GDPR, pe baza unui mecanism legal aplicabil și a garanțiilor necesare. Informațiile exacte depind de furnizorii utilizați efectiv de companie.

Conform informațiilor publicate în politica de confidențialitate existentă, găzduirea și stocarea datelor sunt declarate ca fiind realizate în România. Această afirmație trebuie menținută numai în măsura în care reflectă configurația reală a serverului, copiilor de siguranță și a furnizorilor externi utilizați.

Folosim măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor împotriva accesului neautorizat, pierderii, modificării, divulgării sau distrugerii accidentale, ținând cont de natura datelor și de riscurile prelucrării.

Aceste măsuri pot include, după caz:

• Limitarea accesului la date la persoanele care au nevoie de ele pentru atribuțiile lor.
• Protejarea conturilor și a sistemelor informatice prin măsuri de securitate adecvate.
• Actualizarea și întreținerea sistemelor utilizate.
• Utilizarea canalelor și instrumentelor adecvate pentru transmiterea documentelor.
• Copii de siguranță și proceduri de recuperare, în funcție de infrastructura folosită.
• Evaluarea furnizorilor și stabilirea obligațiilor contractuale de confidențialitate și securitate.

Niciun sistem de transmitere sau stocare electronică nu poate garanta securitate absolută. Dacă apare o încălcare a securității datelor, aceasta va fi gestionată în conformitate cu obligațiile legale aplicabile, inclusiv, dacă este necesar, notificarea autorității de supraveghere și informarea persoanelor vizate.

Păstrăm datele personale numai atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate sau cât timp suntem obligați ori îndreptățiți să le păstrăm potrivit legislației aplicabile.

• Solicitări și rezervări: pe perioada necesară gestionării solicitării și a relației contractuale, precum și ulterior, dacă este necesar pentru obligații legale sau apărarea drepturilor.
• Contracte, facturi și documente contabile: pe perioadele prevăzute de legislația aplicabilă.
• Documente de identificare și permis de conducere: atât timp cât este necesar pentru verificările și obligațiile justificate ale închirierii, cu respectarea principiului minimizării datelor.
• Comunicări de marketing: până la retragerea consimțământului sau până când nu mai există un temei legal pentru comunicare, după caz.
• Date tehnice și cookie-uri: conform perioadelor de păstrare specifice instrumentelor utilizate și preferințelor exprimate.
• Date GPS: pe durata necesară scopurilor legitime de securitate, gestionării incidentelor și îndeplinirii obligațiilor aplicabile.
• Reclamații și litigii: atât timp cât este necesar pentru soluționarea acestora și pentru respectarea termenelor legale relevante.

Nu stabilim o singură perioadă de păstrare pentru toate categoriile de date. Atunci când datele nu mai sunt necesare, acestea vor fi șterse, anonimizate sau arhivate în condițiile permise de lege.

Poți solicita informații despre perioada de păstrare aplicabilă datelor tale scriind la gdpr@aic-rentacar.ro.

În condițiile și cu limitele prevăzute de GDPR, ai următoarele drepturi cu privire la datele tale personale:

Cum îți poți exercita drepturile

Trimite solicitarea la gdpr@aic-rentacar.ro. Pentru a-ți proteja datele, putem solicita informații suplimentare rezonabile pentru verificarea identității, atunci când este necesar.

Vom răspunde în termenul prevăzut de GDPR. În mod obișnuit, termenul este de o lună de la primirea solicitării și poate fi prelungit în condițiile legii, caz în care vei fi informat.

Site-ul poate utiliza cookie-uri și tehnologii similare pentru funcționarea paginilor, păstrarea anumitor preferințe, securitate, analizarea traficului sau măsurarea campaniilor publicitare.

Cookie-urile neesențiale nu trebuie activate înainte de obținerea consimțământului atunci când legislația aplicabilă îl impune. Refuzul cookie-urilor opționale nu ar trebui să împiedice accesul la funcțiile esențiale ale site-ului.

Identitatea furnizorilor, categoriile exacte de cookie-uri, durata lor și eventualele transferuri de date depind de instrumentele active pe site și de configurarea acestora. Aceste informații trebuie prezentate în mod actualizat în interfața și politica de cookie-uri.

Poți consulta și modifica opțiunile disponibile prin bannerul sau interfața de gestionare a cookie-urilor, atunci când aceasta este disponibilă pe site.

Datele minorilor

Serviciile de închiriere sunt supuse condițiilor de eligibilitate comunicate de companie, inclusiv cerințelor privind vârsta și permisul de conducere. Nu solicităm intenționat date de la minori în scopuri care nu sunt compatibile cu serviciile oferite. Dacă ai motive să consideri că ne-au fost transmise date ale unui minor fără un temei legal, te rugăm să ne contactezi.

Modificarea politicii

Putem actualiza această politică atunci când se modifică serviciile, formularele, tehnologiile utilizate sau cerințele legale. Versiunea publicată pe site este cea care trebuie consultată pentru informațiile curente. Dacă o modificare impune informarea suplimentară a persoanelor vizate, vom proceda potrivit cerințelor legale aplicabile.

Autoritatea de supraveghere

Dacă consideri că prelucrarea datelor tale încalcă legislația aplicabilă, ne poți contacta mai întâi pentru clarificări sau poți depune o plângere la autoritatea competentă pentru protecția datelor.

În România, autoritatea națională este Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP). Informații oficiale sunt disponibile pe www.dataprotection.ro.