Política de Privacidad (RGPD)

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

En esta política, los términos „nosotros”, „la empresa” y „AIC Rent a Car” se refieren al responsable del tratamiento identificado anteriormente.

Para preguntas sobre el tratamiento de datos personales, solicitudes sobre los derechos del RGPD o consultas relativas a los datos enviados a través de los formularios del sitio web, puedes contactarnos en la dirección gdpr@aic-rentacar.ro.

En función del servicio solicitado, podemos tratar las siguientes categorías de datos:

Datos de identificación y contacto

• Nombre y apellidos.
• Dirección de correo electrónico y número de teléfono, incluido el prefijo internacional.
• País de residencia u otra información de país proporcionada a través de nuestros formularios, cuando se solicite.

Datos necesarios para la reserva y el alquiler

• El vehículo solicitado, el periodo de alquiler y la información sobre la recogida y la entrega.
• Información sobre el precio, la duración del alquiler, los servicios adicionales y el método de pago seleccionado.
• Confirmación de las condiciones de elegibilidad comunicadas en el formulario, como la edad mínima y la antigüedad del permiso de conducir.
• Información y comunicaciones necesarias para la gestión de la reserva, las modificaciones, las cancelaciones y el contrato.

Documentos e información profesionales

• Copia o imagen del documento de identidad o del pasaporte, cuando el documento sea solicitado para el alquiler.
• Copia o imagen del permiso de conducir, incluido el anverso y el reverso.
• Permiso internacional de conducir, cuando sea necesario.
• País emisor del permiso de conducir.
• En el caso de una persona jurídica: denominación de la sociedad, CUI/CIF y número de registro en el Registro Mercantil, si se solicitan.
• La información adicional que eliges transmitirnos en el campo de observaciones.

Datos técnicos y de uso del sitio web

• Datos técnicos generados al acceder al sitio web, como la dirección IP, el tipo de navegador, el dispositivo e información sobre el uso de las páginas, en la medida en que sean recopilados por el servidor o por los servicios activados.
• Preferencias sobre las cookies y los consentimientos expresados en la interfaz de privacidad.
• Información técnica asociada al funcionamiento del sitio web, la seguridad y la prevención del uso abusivo.

Los datos personales pueden utilizarse, según el caso, para:

• La recepción y gestión de solicitudes de oferta y reservas.
• La verificación de la disponibilidad del vehículo y la comunicación de la confirmación de la reserva.
• La verificación de los documentos y las condiciones necesarias para la celebración del contrato de alquiler.
• La elaboración, ejecución y administración del contrato, incluida la gestión de la recogida y entrega del vehículo.
• Gestión de los pagos, las garantías, las facturas y las posibles obligaciones financieras relacionadas con el alquiler.
• Comunicación contigo sobre la reserva, los documentos faltantes, las modificaciones, las cancelaciones y los servicios solicitados.
• Gestión de las solicitudes, las reclamaciones, los incidentes y los posibles litigios.
• Garantizar la seguridad del sitio, la prevención del fraude y la protección de los bienes y derechos de la empresa, dentro de los límites de la ley.
• Cumplimiento de las obligaciones legales, fiscales, contables y de las solicitudes legales de las autoridades competentes.
• Administración y mejora del sitio, de los servicios y de la experiencia de los usuarios, en las condiciones previstas por la ley.
• Medición de audiencia, análisis de campañas publicitarias y personalización de la publicidad, si se utilizan dichas herramientas y existe la base legal necesaria.
• Transmisión de ofertas comerciales e información de marketing, cuando exista consentimiento u otra base legal aplicable.
• Organización de concursos, promociones o campañas, si participas en ellos.

No utilizamos automáticamente todos los datos para todos los fines. Su uso depende de tu relación con nosotros, del servicio solicitado, de las preferencias expresadas y de las obligaciones legales aplicables.

De conformidad con el Reglamento (UE) 2016/679 — RGPD, el tratamiento de los datos se realiza sobre la base de uno o varios fundamentos legales aplicables a cada actividad:

Los formularios del sitio nos permiten recibir solicitudes de reserva y, cuando son necesarios para el alquiler, los documentos correspondientes. Los datos solicitados pueden variar en función del tipo de reserva y de los documentos necesarios.

Documentos solicitados para el alquiler

Tras enviar la oferta y cuando se soliciten los documentos para la preparación del contrato, la página de carga permite enviar los documentos relevantes, como:

• Documento de identidad o pasaporte.
• Permiso de conducir — anverso y reverso.
• Permiso internacional de conducir, cuando sea necesario.
• Otra información o documentos solicitados con justificación para la gestión del alquiler.

El formulario de carga acepta archivos en formatos JPG, JPEG, PNG, HEIC, PDF, DOC y DOCX y permite la carga de varios archivos, dentro del límite indicado por el formulario.

Los documentos deben enviarse únicamente a través de los canales indicados por la compañía y solo cuando hayan sido solicitados. No envíes documentos que pertenezcan a otras personas sin autorización.

Confirmación de la reserva

El envío del formulario no representa, por sí mismo, una confirmación definitiva de la disponibilidad del vehículo. La reserva se vuelve firme tras la confirmación de la disponibilidad por parte de un representante de AIC Rent a Car y tras el cumplimiento de los requisitos comunicados para dicha reserva, incluido el envío de los documentos solicitados, cuando corresponda.

Pagos e información financiera

Los formularios pueden solicitar la selección de un método de pago, por ejemplo, pago con tarjeta, en efectivo o mediante transferencia bancaria, según las opciones disponibles. La selección del método de pago no significa que el sitio recopile todos los datos de la tarjeta.

Si el pago en línea está disponible a través de un procesador externo, los datos necesarios para la transacción son tratados por el proveedor de pagos conforme a sus propias condiciones y políticas. No incluimos en esta política el nombre de un procesador específico a menos que se confirme que se utiliza efectivamente.

Puedes consultar la página de carga de documentos aquí: Sube tus documentos.

Algunos vehículos pueden estar equipados con dispositivos GPS o sistemas de monitorización. En la medida en que estos sistemas traten datos asociados a una persona identificable, la información resultante puede constituir datos personales.

En función de los equipos utilizados, del contrato y de la legislación aplicable, la información puede utilizarse para:

• Proteger el vehículo y prevenir el robo o el uso no autorizado.
• Localizar el vehículo en situaciones justificadas por seguridad, incidentes o recuperación.
• Gestionar incidentes y verificar el cumplimiento de las obligaciones contractuales, cuando exista base legal.
• Verificación del estado y funcionamiento de los sistemas de monitoreo, en la medida en que sea necesario.

El acceso a los datos GPS debe limitarse a las personas autorizadas y a los fines justificados. Los datos no deben utilizarse para la monitorización injustificada de la vida privada del cliente.

El período de conservación y las condiciones de acceso a los datos GPS dependen del propósito concreto, del sistema utilizado y de las obligaciones legales aplicables. Cualquier uso de estos datos tras la finalización del alquiler debe tener una base legal y limitarse a lo necesario, por ejemplo, para la investigación de un incidente o para la defensa de derechos.

Los datos solo podrán comunicarse en la medida necesaria para el propósito legítimo del tratamiento y en las condiciones de la legislación aplicable.

• A los proveedores de alojamiento, mantenimiento y asistencia técnica para el sitio y los sistemas informáticos.
• A los proveedores de servicios de correo electrónico y comunicaciones utilizados para la gestión de las solicitudes.
• A los procesadores de pagos, si se utilizan para las transacciones relacionadas con los servicios.
• A los proveedores de servicios GPS o de seguridad del automóvil, en la medida en que los datos sean necesarios para el funcionamiento del servicio y el propósito justificado.
• A los proveedores de servicios de análisis, medición de audiencia y publicidad, si dichas herramientas están activadas y el tratamiento está permitido.
• A los socios implicados en la prestación de servicios, cuando la transmisión de datos sea necesaria y esté justificada.
• A contables, asesores jurídicos, auditores u otros profesionales, cuando sea necesario y lo permita la ley.
• A las autoridades públicas, tribunales u organismos competentes, cuando exista una obligación legal o una solicitud válida.

Los proveedores que tratan datos en nuestro nombre deben estar sujetos a las obligaciones contractuales correspondientes, incluidas las obligaciones de confidencialidad y seguridad, cuando estos requisitos sean aplicables.

No vendemos los datos personales de los clientes. No divulgamos los datos a terceros con fines propios sin una base legal adecuada.

Transferencias fuera del Espacio Económico Europeo

Algunos proveedores de servicios técnicos o digitales pueden tratar datos en otros países o permitir el acceso desde otras jurisdicciones. Si se produce una transferencia de datos personales fuera del Espacio Económico Europeo, esta debe realizarse conforme al RGPD, sobre la base de un mecanismo legal aplicable y de las garantías necesarias. La información exacta depende de los proveedores que utilice efectivamente la empresa.

Según la información publicada en la política de privacidad existente, el alojamiento y el almacenamiento de datos se declaran como realizados en Rumanía. Esta afirmación debe mantenerse únicamente en la medida en que refleje la configuración real del servidor, las copias de seguridad y los proveedores externos utilizados.

Utilizamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos contra el acceso no autorizado, la pérdida, la modificación, la divulgación o la destrucción accidental, teniendo en cuenta la naturaleza de los datos y los riesgos del tratamiento.

Estas medidas pueden incluir, según el caso:

• Limitar el acceso a los datos a las personas que los necesitan para sus funciones.
• Proteger las cuentas y los sistemas informáticos mediante medidas de seguridad adecuadas.
• Actualizar y mantener los sistemas utilizados.
• Utilizar los canales y las herramientas adecuadas para la transmisión de documentos.
• Copias de seguridad y procedimientos de recuperación, en función de la infraestructura utilizada.
• Evaluar a los proveedores y establecer obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad.

Ningún sistema de transmisión o almacenamiento electrónico puede garantizar una seguridad absoluta. Si se produce una violación de la seguridad de los datos, esta se gestionará de conformidad con las obligaciones legales aplicables, incluida, si es necesario, la notificación a la autoridad de supervisión y la información a las personas afectadas.

Conservamos los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para los fines para los que fueron recopilados o mientras estemos obligados o facultados a conservarlos conforme a la legislación aplicable.

• Solicitudes y reservas: durante el período necesario para gestionar la solicitud y la relación contractual, así como posteriormente, si es necesario para obligaciones legales o la defensa de derechos.
• Contratos, facturas y documentos contables: durante los períodos previstos por la legislación aplicable.
• Documentos de identificación y permiso de conducir: durante el tiempo necesario para las verificaciones y obligaciones justificadas del alquiler, respetando el principio de minimización de datos.
• Comunicaciones de marketing: hasta la retirada del consentimiento o hasta que ya no exista una base legal para la comunicación, según corresponda.
• Datos técnicos y cookies: conforme a los períodos de conservación específicos de las herramientas utilizadas y a las preferencias expresadas.
• Datos GPS: durante el tiempo necesario para los fines legítimos de seguridad, gestión de incidentes y cumplimiento de las obligaciones aplicables.
• Reclamaciones y litigios: durante el tiempo necesario para su resolución y para el cumplimiento de los plazos legales pertinentes.

No establecemos un único período de conservación para todas las categorías de datos. Cuando los datos ya no sean necesarios, se eliminarán, anonimizarán o archivarán en las condiciones permitidas por la ley.

Puedes solicitar información sobre el período de conservación aplicable a tus datos escribiendo a gdpr@aic-rentacar.ro.

En las condiciones y con los límites previstos por el RGPD, tienes los siguientes derechos con respecto a tus datos personales:

Cómo puedes ejercer tus derechos

Envía la solicitud a gdpr@aic-rentacar.ro. Para proteger tus datos, podemos solicitar información adicional razonable para verificar la identidad, cuando sea necesario.

Responderemos en el plazo previsto por el RGPD. Por lo general, el plazo es de un mes desde la recepción de la solicitud y puede prorrogarse en las condiciones previstas por la ley, en cuyo caso se te informará.

El sitio puede utilizar cookies y tecnologías similares para el funcionamiento de las páginas, la conservación de determinadas preferencias, la seguridad, el análisis del tráfico o la medición de campañas publicitarias.

Las cookies no esenciales no deben activarse antes de obtener el consentimiento cuando la legislación aplicable lo exija. Rechazar las cookies opcionales no debería impedir el acceso a las funciones esenciales del sitio.

La identidad de los proveedores, las categorías exactas de cookies, su duración y las posibles transferencias de datos dependen de las herramientas activas en el sitio y de su configuración. Esta información debe presentarse de forma actualizada en la interfaz y la política de cookies.

También puedes consultar y modificar las opciones disponibles a través del banner o la interfaz de gestión de cookies, cuando esta esté disponible en el sitio.

Datos de los menores

Los servicios de alquiler están sujetos a las condiciones de elegibilidad comunicadas por la empresa, incluidos los requisitos de edad y permiso de conducir. No solicitamos intencionadamente datos de menores para fines que no sean compatibles con los servicios ofrecidos. Si tienes motivos para considerar que se nos han transmitido datos de un menor sin una base legal, te rogamos que nos contactes.

Modificación de la política

Podemos actualizar esta política cuando cambien los servicios, los formularios, las tecnologías utilizadas o los requisitos legales. La versión publicada en el sitio web es la que debe consultarse para obtener la información vigente. Si una modificación exige informar adicionalmente a las personas afectadas, procederemos conforme a los requisitos legales aplicables.

Autoridad de control

Si consideras que el tratamiento de tus datos infringe la legislación aplicable, puedes contactarnos primero para aclaraciones o presentar una reclamación ante la autoridad competente en materia de protección de datos.

En Rumanía, la autoridad nacional es la Autoridad Nacional de Supervisión del Tratamiento de Datos Personales (ANSPDCP). La información oficial está disponible en www.dataprotection.ro.