Politique de confidentialité (RGPD)

Le responsable du traitement des données à caractère personnel est :

Dans cette politique, les termes « nous”, « la société” et «AIC Rent a Car” désignent le responsable du traitement identifié ci-dessus.

Pour toute question concernant le traitement des données personnelles, toute demande relative aux droits RGPD ou toute demande concernant les données transmises via les formulaires du site, tu peux nous contacter à l'adresse gdpr@aic-rentacar.ro.

Selon le service demandé, nous pouvons traiter les catégories de données suivantes :

Données d'identification et de contact

• Nom et prénom.
• Adresse e-mail et numéro de téléphone, y compris l'indicatif international.
• Pays de résidence ou autres informations de pays fournies via nos formulaires, lorsqu'elles sont demandées.

Données nécessaires à la réservation et à la location

• Le véhicule demandé, la période de location et les informations relatives à la prise en charge et à la restitution.
• Informations sur le prix, la durée de la location, les services supplémentaires et le mode de paiement sélectionné.
• La confirmation des conditions d'éligibilité communiquées dans le formulaire, telles que l'âge minimum et l'ancienneté du permis de conduire.
• Informations et communications nécessaires à la gestion de la réservation, des modifications, des annulations et du contrat.

Documents et informations professionnels

• Copie ou image de la carte d'identité ou du passeport, lorsque le document est demandé pour la location.
• Copie ou image du permis de conduire, y compris le recto et le verso.
• Permis de conduire international, lorsque cela est nécessaire.
• Pays de délivrance du permis de conduire.
• Dans le cas d'une personne morale : la dénomination de la société, le CUI/CIF et le numéro d'immatriculation au Registre du Commerce, s'ils sont demandés.
• Les informations supplémentaires que vous choisissez de nous transmettre dans le champ d'observations.

Données techniques et d'utilisation du site

• Données techniques générées par l'accès au site, telles que l'adresse IP, le type de navigateur, l'appareil et les informations sur l'utilisation des pages, dans la mesure où elles sont collectées par le serveur ou les services activés.
• Préférences concernant les cookies et les consentements exprimés dans l'interface de confidentialité.
• Informations techniques associées au fonctionnement du site, à la sécurité et à la prévention des utilisations abusives.

Les données personnelles peuvent être utilisées, selon le cas, pour :

• La prise en charge et la gestion des demandes de devis et des réservations.
• La vérification de la disponibilité du véhicule et la communication de la confirmation de la réservation.
• La vérification des documents et des conditions nécessaires à la conclusion du contrat de location.
• La rédaction, l'exécution et l'administration du contrat, y compris la gestion de la prise en charge et de la restitution du véhicule.
• La gestion des paiements, des garanties, des factures et des éventuelles obligations financières liées à la location.
• La communication avec vous concernant la réservation, les documents manquants, les modifications, les annulations et les services demandés.
• La gestion des demandes, des réclamations, des incidents et des éventuels litiges.
• La garantie de la sécurité du site, la prévention de la fraude et la protection des biens et des droits de la société, dans les limites de la loi.
• L'accomplissement des obligations légales, fiscales, comptables et des demandes légales des autorités compétentes.
• L'administration et l'amélioration du site, des services et de l'expérience des utilisateurs, dans les conditions prévues par la loi.
• La mesure d'audience, l'analyse des campagnes publicitaires et la personnalisation de la publicité, si de tels outils sont utilisés et qu'il existe une base légale nécessaire.
• La transmission d'offres commerciales et d'informations marketing, lorsqu'il existe un consentement ou une autre base légale applicable.
• L'organisation de concours, de promotions ou de campagnes, si tu y participes.

Nous n'utilisons pas automatiquement toutes les données pour toutes les finalités. Leur utilisation dépend de ta relation avec nous, du service demandé, des préférences exprimées et des obligations légales applicables.

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 — RGPD, le traitement des données est effectué sur la base d'une ou plusieurs bases légales applicables à chaque activité :

Les formulaires présents sur le site nous permettent de recevoir des demandes de réservation et, lorsque cela est nécessaire pour la location, les documents correspondants. Les données demandées peuvent varier en fonction du type de réservation et des documents nécessaires.

Documents demandés pour la location

Après l'envoi de l'offre et lorsque les documents sont demandés pour la préparation du contrat, la page de téléchargement permet de transmettre les documents pertinents, tels que :

• Carte d'identité ou passeport.
• Permis de conduire — recto et verso.
• Permis de conduire international, lorsque cela est nécessaire.
• Autres informations ou documents demandés de manière justifiée pour la gestion de la location.

Le formulaire de téléchargement accepte les fichiers aux formats JPG, JPEG, PNG, HEIC, PDF, DOC et DOCX et permet le téléchargement de plusieurs fichiers, dans la limite indiquée par le formulaire.

Les documents doivent être transmis uniquement par les canaux indiqués par l'entreprise et uniquement lorsqu'ils ont été demandés. Ne transmettez pas de documents appartenant à d'autres personnes sans autorisation.

Confirmation de la réservation

L'envoi du formulaire ne constitue pas, en lui-même, une confirmation définitive de la disponibilité du véhicule. La réservation devient ferme après confirmation de la disponibilité par un représentant AIC Rent a Car et après avoir satisfait aux exigences communiquées pour cette réservation, y compris la transmission des documents demandés, le cas échéant.

Paiements et informations financières

Les formulaires peuvent demander la sélection d'un mode de paiement, par exemple le paiement par carte, en espèces ou par virement bancaire, selon les options disponibles. La sélection du mode de paiement ne signifie pas que toutes les données de la carte sont collectées par le site.

Si le paiement en ligne est disponible via un prestataire externe, les données nécessaires à la transaction sont traitées par le fournisseur de paiement conformément à ses propres conditions et politiques. Nous n'incluons pas dans cette politique le nom d'un prestataire spécifique, sauf s'il est confirmé comme étant effectivement utilisé.

Tu peux consulter la page de téléchargement des documents ici : Téléchargez vos documents.

Certains véhicules peuvent être équipés de dispositifs GPS ou de systèmes de surveillance. Dans la mesure où ces systèmes traitent des données associées à une personne identifiable, les informations qui en résultent peuvent constituer des données à caractère personnel.

Selon les équipements utilisés, le contrat et la législation applicable, les informations peuvent être utilisées pour :

• Protéger le véhicule et prévenir le vol ou l'utilisation non autorisée.
• Localiser le véhicule dans des situations justifiées par la sécurité, des incidents ou une récupération.
• Gérer certains incidents et vérifier le respect des obligations contractuelles, lorsqu'il existe un fondement légal.
• Vérification de l'état et du fonctionnement des systèmes de surveillance, dans la mesure où cela est nécessaire.

L'accès aux données GPS doit être limité aux personnes autorisées et à des fins justifiées. Les données ne doivent pas être utilisées pour une surveillance injustifiée de la vie privée du client.

La durée de conservation et les conditions d'accès aux données GPS dépendent de l'objectif concret, du système utilisé et des obligations légales applicables. Toute utilisation de ces données après la fin de la location doit avoir un fondement légal et être limitée à ce qui est nécessaire, par exemple pour l'investigation d'un incident ou pour la défense de droits.

Les données ne peuvent être communiquées que dans la mesure nécessaire à l'objectif légitime du traitement et dans les conditions prévues par la législation applicable.

• Aux fournisseurs d'hébergement, de maintenance et d'assistance technique pour le site et les systèmes informatiques.
• Aux fournisseurs de services de messagerie électronique et de communication utilisés pour la gestion des demandes.
• Aux processeurs de paiement, s'ils sont utilisés pour les transactions liées aux services.
• Aux fournisseurs de services GPS ou de sécurité automobile, dans la mesure où les données sont nécessaires au fonctionnement du service et à la finalité justifiée.
• Aux fournisseurs de services d'analyse, de mesure d'audience et de publicité, si de tels outils sont activés et que le traitement est autorisé.
• Aux partenaires impliqués dans la fourniture des services, lorsque la transmission des données est nécessaire et justifiée.
• Aux comptables, conseillers juridiques, auditeurs ou autres professionnels, lorsque cela est nécessaire et autorisé par la loi.
• Aux autorités publiques, aux tribunaux ou aux organes compétents, lorsqu'il existe une obligation légale ou une demande valable.

Les fournisseurs qui traitent des données en notre nom doivent être soumis aux obligations contractuelles appropriées, y compris les obligations de confidentialité et de sécurité, lorsque ces exigences sont applicables.

Nous ne vendons pas les données personnelles des clients. Nous ne divulguons pas les données à des tiers à des fins propres sans base légale appropriée.

Transferts en dehors de l'Espace économique européen

Certains fournisseurs de services techniques ou numériques peuvent traiter des données dans d'autres pays ou permettre l'accès depuis d'autres juridictions. Si un transfert de données personnelles a lieu en dehors de l'Espace économique européen, il doit être effectué dans les conditions du RGPD, sur la base d'un mécanisme légal applicable et des garanties nécessaires. Les informations exactes dépendent des fournisseurs effectivement utilisés par l'entreprise.

Conformément aux informations publiées dans la politique de confidentialité existante, l'hébergement et le stockage des données sont déclarés comme étant réalisés en Roumanie. Cette affirmation ne doit être maintenue que dans la mesure où elle reflète la configuration réelle du serveur, des sauvegardes et des fournisseurs externes utilisés.

Nous utilisons des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre l'accès non autorisé, la perte, la modification, la divulgation ou la destruction accidentelle, en tenant compte de la nature des données et des risques du traitement.

Ces mesures peuvent inclure, selon le cas :

• Limiter l'accès aux données aux personnes qui en ont besoin pour leurs attributions.
• Protéger les comptes et les systèmes informatiques par des mesures de sécurité adéquates.
• Mettre à jour et entretenir les systèmes utilisés.
• Utiliser les canaux et les outils adéquats pour la transmission des documents.
• Sauvegardes et procédures de récupération, en fonction de l'infrastructure utilisée.
• Évaluer les fournisseurs et établir des obligations contractuelles de confidentialité et de sécurité.

Aucun système de transmission ou de stockage électronique ne peut garantir une sécurité absolue. En cas de violation de la sécurité des données, celle-ci sera gérée conformément aux obligations légales applicables, y compris, si nécessaire, la notification à l'autorité de surveillance et l'information des personnes concernées.

Nous conservons les données personnelles uniquement aussi longtemps que cela est nécessaire aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou aussi longtemps que nous sommes tenus ou autorisés à les conserver conformément à la législation applicable.

• Demandes et réservations : pendant la période nécessaire à la gestion de la demande et de la relation contractuelle, ainsi que par la suite, si nécessaire pour des obligations légales ou la défense des droits.
• Contrats, factures et documents comptables : pendant les périodes prévues par la législation applicable.
• Documents d'identité et permis de conduire : aussi longtemps que nécessaire pour les vérifications et les obligations justifiées de la location, dans le respect du principe de minimisation des données.
• Communications marketing : jusqu'au retrait du consentement ou jusqu'à ce qu'il n'existe plus de base légale pour la communication, selon le cas.
• Données techniques et cookies : conformément aux périodes de conservation spécifiques aux outils utilisés et aux préférences exprimées.
• Données GPS : pendant la durée nécessaire aux fins légitimes de sécurité, de gestion des incidents et de respect des obligations applicables.
• Réclamations et litiges : aussi longtemps que nécessaire pour les résoudre et respecter les délais légaux pertinents.

Nous ne fixons pas une période de conservation unique pour toutes les catégories de données. Lorsque les données ne sont plus nécessaires, elles sont supprimées, anonymisées ou archivées dans les conditions permises par la loi.

Vous pouvez demander des informations sur la durée de conservation applicable à vos données en écrivant à gdpr@aic-rentacar.ro.

Dans les conditions et les limites prévues par le RGPD, vous disposez des droits suivants concernant vos données personnelles :

Comment exercer vos droits

Envoyez votre demande à gdpr@aic-rentacar.ro. Pour protéger vos données, nous pouvons demander des informations supplémentaires raisonnables pour vérifier votre identité, lorsque cela est nécessaire.

Nous répondrons dans le délai prévu par le RGPD. Habituellement, ce délai est d'un mois à compter de la réception de la demande et peut être prolongé dans les conditions prévues par la loi, auquel cas vous en serez informé.

Le site peut utiliser des cookies et des technologies similaires pour le fonctionnement des pages, la conservation de certaines préférences, la sécurité, l'analyse du trafic ou la mesure des campagnes publicitaires.

Les cookies non essentiels ne doivent pas être activés avant l'obtention du consentement lorsque la législation applicable l'exige. Le refus des cookies optionnels ne devrait pas empêcher l'accès aux fonctions essentielles du site.

L'identité des fournisseurs, les catégories exactes de cookies, leur durée et les éventuels transferts de données dépendent des outils actifs sur le site et de leur configuration. Ces informations doivent être présentées de manière actualisée dans l'interface et la politique de cookies.

Vous pouvez consulter et modifier les options disponibles via la bannière ou l'interface de gestion des cookies, lorsque celle-ci est disponible sur le site.

Données des mineurs

Les services de location sont soumis aux conditions d'éligibilité communiquées par l'entreprise, y compris les exigences relatives à l'âge et au permis de conduire. Nous ne sollicitons pas intentionnellement de données auprès de mineurs à des fins incompatibles avec les services proposés. Si vous avez des raisons de penser que des données d'un mineur nous ont été transmises sans base légale, veuillez nous contacter.

Modification de la politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique lorsque les services, les formulaires, les technologies utilisées ou les exigences légales changent. La version publiée sur le site est celle à consulter pour les informations actuelles. Si une modification impose une information supplémentaire des personnes concernées, nous procéderons conformément aux exigences légales applicables.

Autorité de surveillance

Si tu estimes que le traitement de tes données enfreint la législation applicable, tu peux d'abord nous contacter pour obtenir des clarifications ou déposer une plainte auprès de l'autorité compétente pour la protection des données.

En Roumanie, l'autorité nationale est l'Autorité nationale de surveillance du traitement des données à caractère personnel (ANSPDCP). Des informations officielles sont disponibles sur www.dataprotection.ro.