Privacybeleid (GDPR)

De verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens is:

In dit beleid verwijzen de termen „wij”, „het bedrijf” en „AIC Rent a Car” naar de hierboven geïdentificeerde verwerkingsverantwoordelijke.

Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens, verzoeken met betrekking tot GDPR-rechten of aanvragen betreffende de gegevens die via de formulieren op de website worden verzonden, kun je contact met ons opnemen via gdpr@aic-rentacar.ro.

Afhankelijk van de aangevraagde dienst kunnen wij de volgende categorieën gegevens verwerken:

Identificatie- en contactgegevens

• Naam en voornaam.
• E-mailadres en telefoonnummer, inclusief de internationale landcode.
• Land van verblijf of andere landgegevens die via onze formulieren worden verstrekt, wanneer daarom wordt gevraagd.

Gegevens die nodig zijn voor de reservering en verhuur

• Het aangevraagde voertuig, de huurperiode en de informatie over ophalen en inleveren.
• Informatie over de prijs, de huurduur, de extra diensten en de gekozen betaalmethode.
• Bevestiging van de in het formulier vermelde geschiktheidsvoorwaarden, zoals de minimumleeftijd en de vereiste periode dat het rijbewijs in bezit is.
• Informatie en communicatie die nodig zijn voor het beheren van de reservering, wijzigingen, annuleringen en het contract.

Documenten en professionele informatie

• Kopie of afbeelding van de identiteitskaart of het paspoort, wanneer het document voor de huur wordt gevraagd.
• Kopie of afbeelding van het rijbewijs, inclusief de voor- en achterzijde.
• Internationaal rijbewijs, wanneer dit nodig is.
• Het land dat het rijbewijs heeft afgegeven.
• In het geval van een rechtspersoon: de naam van het bedrijf, het btw-nummer en het registratienummer bij de Kamer van Koophandel, indien deze worden gevraagd.
• De aanvullende informatie die u ervoor kiest ons te verstrekken in het opmerkingenveld.

Technische gegevens en gegevens over het gebruik van de site

• Technische gegevens die worden gegenereerd door het bezoeken van de site, zoals het IP-adres, het type browser, het apparaat en informatie over het gebruik van de pagina's, voor zover deze door de server of de geactiveerde diensten worden verzameld.
• Voorkeuren met betrekking tot cookies en de toestemmingen die in de privacy-interface worden gegeven.
• Technische informatie met betrekking tot de werking van de site, de beveiliging en de preventie van misbruik.

De persoonsgegevens kunnen, afhankelijk van de situatie, worden gebruikt voor:

• Het aannemen en beheren van offerteaanvragen en reserveringen.
• Het controleren van de beschikbaarheid van het voertuig en het doorgeven van de reserveringsbevestiging.
• Het controleren van de documenten en de voorwaarden die nodig zijn voor het sluiten van de huurovereenkomst.
• Het opstellen, uitvoeren en beheren van de overeenkomst, inclusief het beheer van het ophalen en inleveren van het voertuig.
• Het beheren van betalingen, waarborgen, facturen en eventuele financiële verplichtingen met betrekking tot de huur.
• Communicatie met u over de reservering, ontbrekende documenten, wijzigingen, annuleringen en aangevraagde diensten.
• Het behandelen van verzoeken, klachten, incidenten en eventuele geschillen.
• Het waarborgen van de veiligheid van de site, het voorkomen van fraude en het beschermen van de eigendommen en rechten van het bedrijf, binnen de grenzen van de wet.
• Het nakomen van wettelijke, fiscale en boekhoudkundige verplichtingen en van wettelijke verzoeken van bevoegde autoriteiten.
• Het beheren en verbeteren van de site, de diensten en de gebruikerservaring, onder de voorwaarden van de wet.
• Het meten van bereik, het analyseren van advertentiecampagnes en het personaliseren van advertenties, indien dergelijke instrumenten worden gebruikt en er een noodzakelijke rechtsgrond bestaat.
• Het verzenden van commerciële aanbiedingen en marketinginformatie, wanneer er toestemming of een andere toepasselijke rechtsgrond bestaat.
• Het organiseren van wedstrijden, promoties of campagnes, als je daaraan deelneemt.

We gebruiken niet automatisch alle gegevens voor alle doeleinden. Het gebruik ervan hangt af van jouw relatie met ons, de aangevraagde dienst, de geuite voorkeuren en de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

In overeenstemming met Verordening (EU) 2016/679 — GDPR wordt de verwerking van gegevens uitgevoerd op basis van een of meer rechtsgronden die van toepassing zijn op elke activiteit:

Via de formulieren op de site kunnen wij reserveringsaanvragen ontvangen en, wanneer deze nodig zijn voor de huur, de bijbehorende documenten. De gevraagde gegevens kunnen variëren afhankelijk van het type reservering en de benodigde documenten.

Documenten die nodig zijn voor de huur

Nadat de offerte is verzonden en wanneer de documenten voor de voorbereiding van het contract worden opgevraagd, kunt u op de uploadpagina de relevante documenten uploaden, zoals:

• Identiteitskaart of paspoort.
• Rijbewijs — voor- en achterzijde.
• Internationaal rijbewijs, waar dit nodig is.
• Andere informatie of documenten die redelijkerwijs worden opgevraagd voor het beheren van de huur.

Het uploadformulier accepteert bestanden in de formaten JPG, JPEG, PNG, HEIC, PDF, DOC en DOCX en maakt het mogelijk meerdere bestanden te uploaden, binnen de limiet die in het formulier wordt aangegeven.

Documenten mogen alleen worden verzonden via de door het bedrijf aangegeven kanalen en alleen wanneer daarom is verzocht. Verzend geen documenten die toebehoren aan andere personen zonder autorisatie.

Bevestiging van de reservering

Het verzenden van het formulier vormt op zichzelf geen definitieve bevestiging van de beschikbaarheid van het voertuig. De reservering wordt definitief nadat een vertegenwoordiger van AIC Rent a Car de beschikbaarheid heeft bevestigd en nadat is voldaan aan de voor die reservering meegedeelde vereisten, waaronder het verzenden van de gevraagde documenten, indien van toepassing.

Betalingen en financiële informatie

Formulieren kunnen vragen om een betaalmethode te selecteren, bijvoorbeeld betaling met kaart, contant of via bankoverschrijving, afhankelijk van de beschikbare opties. Het selecteren van de betaalmethode betekent niet dat alle kaartgegevens door de site worden verzameld.

Als online betaling beschikbaar is via een externe verwerker, worden de gegevens die nodig zijn voor de transactie verwerkt door de betalingsprovider volgens zijn eigen voorwaarden en beleid. We nemen in dit beleid de naam van een specifieke verwerker niet op, tenzij bevestigd is dat deze daadwerkelijk wordt gebruikt.

Je kunt de pagina voor het uploaden van documenten hier raadpleeg: Upload je documenten.

Sommige voertuigen kunnen uitgerust zijn met GPS-apparaten of monitoringsystemen. Voor zover deze systemen gegevens verwerken die aan een identificeerbare persoon zijn gekoppeld, kunnen de resulterende informatie persoonsgegevens vormen.

Afhankelijk van de gebruikte apparatuur, het contract en de toepasselijke wetgeving kan de informatie worden gebruikt voor:

• Het beschermen van het voertuig en het voorkomen van diefstal of ongeoorloofd gebruik.
• Het lokaliseren van het voertuig in situaties die gerechtvaardigd zijn door veiligheid, incidenten of terugvordering.
• Het beheren van incidenten en het controleren van de naleving van contractuele verplichtingen, wanneer er een wettelijke grondslag bestaat.
• Controle van de staat en werking van monitoringssystemen, voor zover dit nodig is.

De toegang tot GPS-gegevens moet beperkt blijven tot bevoegde personen en gerechtvaardigde doeleinden. De gegevens mogen niet worden gebruikt voor ongerechtvaardigde monitoring van de privésfeer van de klant.

De bewaartermijn en de toegangsvoorwaarden voor GPS-gegevens zijn afhankelijk van het concrete doel, het gebruikte systeem en de toepasselijke wettelijke verplichtingen. Elk gebruik van deze gegevens na het einde van de huur moet een wettelijke grondslag hebben en beperkt blijven tot wat noodzakelijk is, bijvoorbeeld voor het onderzoeken van een incident of voor het verdedigen van rechten.

De gegevens mogen alleen worden verstrekt voor zover dat noodzakelijk is voor het legitieme doel van de verwerking en onder de voorwaarden van de toepasselijke wetgeving.

• Aan hostingproviders, onderhouds- en technische ondersteuningsdiensten voor de website en de IT-systemen.
• Aan e-mail- en communicatiedienstverleners die worden gebruikt voor het beheren van aanvragen.
• Aan betalingsverwerkers, indien zij worden gebruikt voor de transacties met betrekking tot de diensten.
• Aan GPS- of autobeveiligingsdienstverleners, voor zover de gegevens noodzakelijk zijn voor de werking van de dienst en het gerechtvaardigde doel.
• Aan dienstverleners voor analyse, publieksmeting en advertenties, indien dergelijke instrumenten zijn geactiveerd en de verwerking is toegestaan.
• Aan partners die betrokken zijn bij de levering van diensten, wanneer de overdracht van gegevens noodzakelijk en gerechtvaardigd is.
• Aan accountants, juridisch adviseurs, auditors of andere professionals, wanneer dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.
• Aan overheidsinstanties, rechtbanken of bevoegde organen, wanneer er een wettelijke verplichting of een geldig verzoek bestaat.

Leveranciers die gegevens namens ons verwerken, moeten onderworpen zijn aan passende contractuele verplichtingen, waaronder verplichtingen op het gebied van vertrouwelijkheid en beveiliging, wanneer deze vereisten van toepassing zijn.

Wij verkopen de persoonsgegevens van klanten niet. Wij verstrekken gegevens niet aan derden voor eigen doeleinden zonder een passende rechtsgrond.

Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers van technische of digitale diensten kunnen gegevens in andere landen verwerken of toegang vanuit andere rechtsgebieden mogelijk maken. Als er een doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvindt, moet dit gebeuren in overeenstemming met de AVG, op basis van een toepasselijk wettelijk mechanisme en de nodige waarborgen. De exacte informatie hangt af van de leveranciers die het bedrijf daadwerkelijk gebruikt.

Volgens de informatie die in het bestaande privacybeleid is gepubliceerd, worden de hosting en opslag van gegevens naar verluidt in Roemenië uitgevoerd. Deze bewering mag alleen worden gehandhaafd voor zover deze de werkelijke configuratie van de server, back-ups en de gebruikte externe leveranciers weerspiegelt.

Wij gebruiken passende technische en organisatorische maatregelen om gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, wijziging, openbaarmaking of accidentele vernietiging, rekening houdend met de aard van de gegevens en de risico's van de verwerking.

Deze maatregelen kunnen, afhankelijk van het geval, onder meer omvatten:

• Beperking van de toegang tot gegevens tot personen die deze nodig hebben voor hun taken.
• Bescherming van accounts en informatiesystemen door passende beveiligingsmaatregelen.
• Bijwerken en onderhouden van de gebruikte systemen.
• Gebruik van passende kanalen en instrumenten voor het verzenden van documenten.
• Back-ups en herstelprocedures, afhankelijk van de gebruikte infrastructuur.
• Beoordeling van leveranciers en vaststelling van contractuele verplichtingen inzake vertrouwelijkheid en beveiliging.

Geen enkel systeem voor elektronische overdracht of opslag kan absolute veiligheid garanderen. Als er een inbreuk op de gegevensbeveiliging optreedt, wordt deze behandeld in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke verplichtingen, waaronder, indien nodig, het melden aan de toezichthoudende autoriteit en het informeren van de betrokken personen.

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang dat nodig is voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld of zolang wij verplicht of gerechtigd zijn ze te bewaren volgens de toepasselijke wetgeving.

• Aanvragen en reserveringen: gedurende de periode die nodig is voor het beheren van het verzoek en de contractuele relatie, evenals daarna, indien nodig voor wettelijke verplichtingen of de verdediging van rechten.
• Contracten, facturen en boekhoudkundige documenten: gedurende de perioden die door de toepasselijke wetgeving zijn voorgeschreven.
• Identiteitsdocumenten en rijbewijs: zolang als nodig is voor de gerechtvaardigde controles en verplichtingen van de verhuur, met inachtneming van het beginsel van gegevensminimalisatie.
• Marketingcommunicatie: tot de intrekking van de toestemming of totdat er geen rechtsgrond meer bestaat voor de communicatie, al naargelang het geval.
• Technische gegevens en cookies: in overeenstemming met de specifieke bewaartermijnen van de gebruikte instrumenten en de geuite voorkeuren.
• GPS-gegevens: gedurende de periode die nodig is voor legitieme beveiligingsdoeleinden, incidentbeheer en het nakomen van toepasselijke verplichtingen.
• Klachten en geschillen: zolang als nodig is voor de afhandeling ervan en voor het naleven van de relevante wettelijke termijnen.

We hanteren geen enkele bewaartermijn voor alle categorieën van gegevens. Wanneer de gegevens niet langer nodig zijn, worden ze verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd onder de door de wet toegestane voorwaarden.

Je kunt informatie opvragen over de bewaartermijn die van toepassing is op je gegevens door te schrijven naar gdpr@aic-rentacar.ro.

Onder de voorwaarden en binnen de grenzen die de AVG voorschrijft, heb je de volgende rechten met betrekking tot je persoonsgegevens:

Hoe je je rechten kunt uitoefenen

Stuur je verzoek naar gdpr@aic-rentacar.ro. Om je gegevens te beschermen, kunnen we indien nodig redelijke aanvullende informatie vragen om je identiteit te verifiëren.

We zullen binnen de door de GDPR gestelde termijn reageren. Doorgaans is de termijn één maand vanaf ontvangst van het verzoek en kan deze onder de voorwaarden van de wet worden verlengd, in welk geval je hiervan op de hoogte wordt gesteld.

De site kan cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken voor de werking van de pagina's, het bewaren van bepaalde voorkeuren, beveiliging, het analyseren van verkeer of het meten van advertentiecampagnes.

Niet-essentiële cookies mogen niet worden geactiveerd voordat toestemming is verkregen wanneer de toepasselijke wetgeving dit vereist. Het weigeren van optionele cookies mag de toegang tot de essentiële functies van de site niet belemmeren.

De identiteit van de leveranciers, de exacte categorieën van cookies, hun duur en eventuele gegevensoverdrachten hangen af van de tools die op de site actief zijn en van hun configuratie. Deze informatie moet actueel worden weergegeven in de cookie-interface en het cookiebeleid.

Je kunt de beschikbare opties bekijken en wijzigen via de cookiebanner of de cookiebeheerinterface, wanneer deze beschikbaar is op de site.

Gegevens van minderjarigen

De verhuurdiensten zijn onderworpen aan de door het bedrijf meegedeelde geschiktheidsvoorwaarden, waaronder de vereisten met betrekking tot leeftijd en rijbewijs. Wij verzamelen niet opzettelijk gegevens van minderjarigen voor doeleinden die niet verenigbaar zijn met de aangeboden diensten. Als je redenen hebt om te denken dat ons gegevens van een minderjarige zijn verstrekt zonder een wettelijke grondslag, neem dan contact met ons op.

Wijziging van het beleid

We kunnen dit beleid bijwerken wanneer de diensten, formulieren, gebruikte technologieën of wettelijke vereisten veranderen. De versie die op de site is gepubliceerd, is de versie die moet worden geraadpleegd voor de actuele informatie. Als een wijziging extra informatieverstrekking aan de betrokken personen vereist, zullen wij handelen volgens de toepasselijke wettelijke vereisten.

Toezichthoudende autoriteit

Als je van mening bent dat de verwerking van je gegevens in strijd is met de toepasselijke wetgeving, kun je eerst contact met ons opnemen voor verduidelijking of een klacht indienen bij de bevoegde autoriteit voor gegevensbescherming.

In Roemenië is de nationale autoriteit de Nationale Toezichthoudende Autoriteit voor de Verwerking van Persoonsgegevens (ANSPDCP). Officiële informatie is beschikbaar op www.dataprotection.ro.