Polityka prywatności (RODO)

Administratorem danych osobowych jest:

W niniejszej polityce terminy „my”, „firma” i „AIC Rent a Car” odnoszą się do administratora wskazanego powyżej.

W przypadku pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych, wniosków dotyczących praw wynikających z RODO lub zapytań dotyczących danych przekazanych przez formularze na stronie internetowej, możesz skontaktować się z nami pod adresem gdpr@aic-rentacar.ro.

W zależności od żądanej usługi możemy przetwarzać następujące kategorie danych:

Dane identyfikacyjne i kontaktowe

• Imię i nazwisko.
• Adres e-mail i numer telefonu, w tym numer kierunkowy kraju.
• Kraj zamieszkania lub inne informacje o kraju podane w naszych formularzach, gdy są wymagane.

Dane niezbędne do rezerwacji i wynajmu

• Żądany pojazd, okres wynajmu oraz informacje dotyczące odbioru i zwrotu.
• Informacje o cenie, czasie trwania wynajmu, usługach dodatkowych i wybranej metodzie płatności.
• Potwierdzenie warunków kwalifikowalności podanych w formularzu, takich jak minimalny wiek i staż posiadania prawa jazdy.
• Informacje i komunikaty niezbędne do zarządzania rezerwacją, zmianami, anulowaniami i umową.

Dokumenty i informacje zawodowe

• Kopia lub zdjęcie dowodu osobistego albo paszportu, gdy dokument jest wymagany do wynajmu.
• Kopia lub zdjęcie prawa jazdy, w tym awers i rewers.
• Międzynarodowe prawo jazdy, gdy jest wymagane.
• Kraj wydania prawa jazdy.
• W przypadku osoby prawnej: nazwa firmy, NIP i numer rejestracyjny w Rejestrze Handlowym, jeśli są wymagane.
• Dodatkowe informacje, które zdecydujesz się nam przekazać w polu uwag.

Dane techniczne i dotyczące korzystania z witryny

• Dane techniczne generowane podczas korzystania z witryny, takie jak adres IP, typ przeglądarki, urządzenie oraz informacje o korzystaniu ze stron, w zakresie, w jakim są zbierane przez serwer lub aktywowane usługi.
• Preferencje dotyczące plików cookie i zgody wyrażone w interfejsie prywatności.
• Informacje techniczne związane z funkcjonowaniem witryny, bezpieczeństwem i zapobieganiem nieuprawnionemu korzystaniu.

Dane osobowe mogą być wykorzystywane, w zależności od sytuacji, do:

• Przyjmowania i obsługi zapytań ofertowych oraz rezerwacji.
• Sprawdzenia dostępności pojazdu i przekazania potwierdzenia rezerwacji.
• Weryfikacji dokumentów i warunków niezbędnych do zawarcia umowy najmu.
• Sporządzenia, wykonania i administrowania umową, w tym obsługi odbioru i zwrotu pojazdu.
• Zarządzanie płatnościami, zabezpieczeniami, fakturami i ewentualnymi zobowiązaniami finansowymi związanymi z wynajmem.
• Komunikacja z Tobą dotycząca rezerwacji, brakujących dokumentów, zmian, anulowań i zamówionych usług.
• Zarządzanie wnioskami, reklamacjami, incydentami i ewentualnymi sporami.
• Zapewnienie bezpieczeństwa strony internetowej, zapobieganie oszustwom oraz ochrona mienia i praw firmy, w granicach prawa.
• Wypełnianie obowiązków prawnych, podatkowych, księgowych oraz realizacja zgodnych z prawem żądań właściwych organów.
• Administrowanie i ulepszanie strony internetowej, usług oraz doświadczeń użytkowników, zgodnie z przepisami prawa.
• Pomiar odbiorców, analiza kampanii reklamowych i personalizacja reklam, jeżeli takie narzędzia są wykorzystywane i istnieje ku temu niezbędna podstawa prawna.
• Przekazywanie ofert handlowych i informacji marketingowych, gdy istnieje zgoda lub inna mająca zastosowanie podstawa prawna.
• Organizowanie konkursów, promocji lub kampanii, jeżeli w nich uczestniczysz.

Nie wykorzystujemy automatycznie wszystkich danych do wszystkich celów. Ich wykorzystanie zależy od Twojej relacji z nami, żądanego serwisu, wyrażonych preferencji i mających zastosowanie obowiązków prawnych.

Zgodnie z Rozporządzeniem (UE) 2016/679 — RODO, przetwarzanie danych odbywa się na podstawie jednej lub więcej podstaw prawnych właściwych dla każdej czynności:

Formularze na stronie umożliwiają nam otrzymywanie zgłoszeń rezerwacji, a gdy są niezbędne do wynajmu, także powiązanych dokumentów. Wymagane dane mogą się różnić w zależności od rodzaju rezerwacji i niezbędnych dokumentów.

Dokumenty wymagane do wynajmu

Po przesłaniu oferty i gdy dokumenty są wymagane do przygotowania umowy, strona przesyłania umożliwia przesłanie odpowiednich dokumentów, takich jak:

• Dowód osobisty lub paszport.
• Prawo jazdy — przód i tył.
• Międzynarodowe prawo jazdy, tam gdzie jest to wymagane.
• Inne informacje lub dokumenty uzasadnione do zarządzania wynajmem.

Formularz przesyłania akceptuje pliki w formatach JPG, JPEG, PNG, HEIC, PDF, DOC i DOCX oraz umożliwia przesłanie wielu plików, w limicie wskazanym w formularzu.

Dokumenty należy przesyłać wyłącznie kanałami wskazanymi przez firmę i tylko wtedy, gdy zostały o to poproszone. Nie przesyłaj dokumentów należących do innych osób bez upoważnienia.

Potwierdzenie rezerwacji

Wysłanie formularza nie stanowi samo w sobie ostatecznego potwierdzenia dostępności pojazdu. Rezerwacja staje się wiążąca po potwierdzeniu dostępności przez przedstawiciela AIC Rent a Car oraz po spełnieniu wymagań przekazanych dla danej rezerwacji, w tym przesłaniu żądanych dokumentów, gdy jest to konieczne.

Płatności i informacje finansowe

Formularze mogą wymagać wyboru metody płatności, na przykład płatności kartą, gotówką lub przelewem bankowym, w zależności od dostępnych opcji. Wybór metody płatności nie oznacza, że wszystkie dane karty są zbierane przez witrynę.

Jeśli płatność online jest dostępna za pośrednictwem zewnętrznego operatora płatności, dane niezbędne do transakcji są przetwarzane przez dostawcę płatności zgodnie z jego własnymi warunkami i politykami. W niniejszej polityce nie podajemy nazwy konkretnego operatora płatności, chyba że jego wykorzystanie zostało potwierdzone.

Stronę do przesyłania dokumentów znajdziesz tutaj: Prześlij swoje dokumenty.

Niektóre pojazdy mogą być wyposażone w urządzenia GPS lub systemy monitorowania. W zakresie, w jakim systemy te przetwarzają dane powiązane z możliwą do zidentyfikowania osobą, uzyskane informacje mogą stanowić dane osobowe.

W zależności od wykorzystywanego wyposażenia, umowy i obowiązujących przepisów prawa informacje mogą być wykorzystywane do:

• Ochrony pojazdu i zapobiegania kradzieży lub nieuprawnionemu użyciu.
• Lokalizowania pojazdu w sytuacjach uzasadnionych względami bezpieczeństwa, incydentami lub odzyskiwaniem.
• Zarządzania incydentami i weryfikacji przestrzegania obowiązków umownych, gdy istnieje podstawa prawna.
• Sprawdzanie stanu i funkcjonowania systemów monitorowania, w zakresie, w jakim jest to konieczne.

Dostęp do danych GPS powinien być ograniczony do osób upoważnionych i uzasadnionych celów. Dane nie mogą być wykorzystywane do nieuzasadnionego monitorowania życia prywatnego klienta.

Okres przechowywania i warunki dostępu do danych GPS zależą od konkretnego celu, wykorzystywanego systemu i obowiązujących wymogów prawnych. Każde wykorzystanie tych danych po zakończeniu wynajmu musi mieć podstawę prawną i być ograniczone do tego, co niezbędne, na przykład do zbadania incydentu lub obrony praw.

Dane mogą być udostępniane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji zgodnego z prawem celu przetwarzania i na warunkach określonych w obowiązujących przepisach.

• Dostawcom usług hostingu, utrzymania i wsparcia technicznego dla strony internetowej i systemów informatycznych.
• Dostawcom usług e-mail i komunikacji wykorzystywanych do obsługi zgłoszeń.
• Operatorom płatności, jeżeli są wykorzystywani do transakcji związanych z usługami.
• Dostawcom usług GPS lub zabezpieczeń samochodowych, w zakresie, w jakim dane są niezbędne do funkcjonowania usługi i uzasadnionego celu.
• Dostawcom usług analitycznych, pomiaru widowni i reklamowych, jeżeli takie narzędzia są aktywowane i przetwarzanie jest dozwolone.
• Partnerom zaangażowanym w świadczenie usług, gdy przekazywanie danych jest konieczne i uzasadnione.
• Księgowym, doradcom prawnym, audytorom lub innym specjalistom, gdy jest to konieczne i dozwolone przez prawo.
• Organom publicznym, sądom lub właściwym organom, gdy istnieje obowiązek prawny lub ważne żądanie.

Dostawcy przetwarzający dane w naszym imieniu muszą podlegać odpowiednim zobowiązaniom umownym, w tym obowiązkom poufności i bezpieczeństwa, gdy te wymogi mają zastosowanie.

Nie sprzedajemy danych osobowych klientów. Nie ujawniamy danych stronom trzecim w ich własnych celach bez odpowiedniej podstawy prawnej.

Transfery poza Europejskim Obszarem Gospodarczym

Niektórzy dostawcy usług technicznych lub cyfrowych mogą przetwarzać dane w innych krajach lub umożliwiać dostęp z innych jurysdykcji. Jeżeli dochodzi do transferu danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy, musi się on odbywać zgodnie z RODO, na podstawie odpowiedniego mechanizmu prawnego i niezbędnych zabezpieczeń. Dokładne informacje zależą od dostawców faktycznie wykorzystywanych przez firmę.

Zgodnie z informacjami opublikowanymi w istniejącej polityce prywatności, hosting i przechowywanie danych są deklarowane jako realizowane w Rumunii. To stwierdzenie należy utrzymać tylko w takim zakresie, w jakim odzwierciedla rzeczywistą konfigurację serwera, kopii zapasowych i wykorzystywanych zewnętrznych dostawców.

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne w celu ochrony danych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, modyfikacją, ujawnieniem lub przypadkowym zniszczeniem, biorąc pod uwagę charakter danych i ryzyko związane z przetwarzaniem.

Środki te mogą obejmować, w zależności od przypadku:

• Ograniczenie dostępu do danych do osób, które potrzebują ich do wykonywania swoich obowiązków.
• Ochrona kont i systemów informatycznych za pomocą odpowiednich środków bezpieczeństwa.
• Aktualizacja i utrzymanie wykorzystywanych systemów.
• Korzystanie z odpowiednich kanałów i narzędzi do przesyłania dokumentów.
• Kopie zapasowe i procedury odzyskiwania, w zależności od wykorzystywanej infrastruktury.
• Ocena dostawców i ustalanie umownych obowiązków w zakresie poufności i bezpieczeństwa.

Żaden system transmisji lub przechowywania elektronicznego nie może zagwarantować absolutnego bezpieczeństwa. W przypadku naruszenia bezpieczeństwa danych zostanie ono obsłużone zgodnie z obowiązującymi wymogami prawnymi, w tym, jeśli to konieczne, powiadomieniem organu nadzorczego i poinformowaniem osób, których dane dotyczą.

Dane osobowe przechowujemy tylko tak długo, jak jest to konieczne do celów, dla których zostały zebrane, lub tak długo, jak jesteśmy zobowiązani lub uprawnieni do ich przechowywania zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.

• Zapytania i rezerwacje: przez okres niezbędny do obsługi wniosku i stosunku umownego, a także później, jeżeli jest to konieczne dla obowiązków prawnych lub obrony praw.
• Umowy, faktury i dokumenty księgowe: przez okresy przewidziane w obowiązujących przepisach prawa.
• Dokumenty tożsamości i prawo jazdy: tak długo, jak jest to konieczne do uzasadnionych weryfikacji i obowiązków związanych z wynajmem, z poszanowaniem zasady minimalizacji danych.
• Komunikacja marketingowa: do wycofania zgody lub do momentu, gdy nie będzie już podstawy prawnej do komunikacji, w zależności od przypadku.
• Dane techniczne i pliki cookie: zgodnie z okresami przechowywania właściwymi dla wykorzystywanych narzędzi i wyrażonymi preferencjami.
• Dane GPS: przez okres niezbędny do realizacji uzasadnionych celów bezpieczeństwa, zarządzania incydentami i wypełniania obowiązujących zobowiązań.
• Reklamacje i spory: tak długo, jak jest to konieczne do ich rozpatrzenia i zachowania odpowiednich terminów ustawowych.

Nie ustalamy jednego okresu przechowywania dla wszystkich kategorii danych. Gdy dane nie są już potrzebne, zostaną usunięte, zanonimizowane lub zarchiwizowane na warunkach dozwolonych przez prawo.

Możesz poprosić o informacje dotyczące okresu przechowywania danych, pisząc na adres gdpr@aic-rentacar.ro.

Na warunkach i w granicach określonych w RODO przysługują Ci następujące prawa dotyczące Twoich danych osobowych:

Jak możesz realizować swoje prawa

Wyślij żądanie na adres gdpr@aic-rentacar.ro. Aby chronić Twoje dane, możemy w razie potrzeby poprosić o dodatkowe, uzasadnione informacje w celu weryfikacji tożsamości.

Odpowiemy w terminie przewidzianym przez RODO. Zazwyczaj termin ten wynosi miesiąc od otrzymania wniosku i może zostać przedłużony zgodnie z przepisami prawa, o czym zostaniesz poinformowany.

Strona może wykorzystywać pliki cookie i podobne technologie do działania stron, zapamiętywania niektórych preferencji, bezpieczeństwa, analizowania ruchu lub mierzenia kampanii reklamowych.

Niezasadnicze pliki cookie nie powinny być aktywowane przed uzyskaniem zgody, gdy wymaga tego obowiązujące prawo. Odmowa opcjonalnych plików cookie nie powinna uniemożliwiać dostępu do podstawowych funkcji witryny.

Tożsamość dostawców, dokładne kategorie plików cookie, ich czas trwania oraz ewentualne transfery danych zależą od narzędzi aktywnych na stronie i ich konfiguracji. Informacje te muszą być prezentowane w aktualnej formie w interfejsie i polityce plików cookie.

Możesz sprawdzić i zmienić dostępne opcje za pomocą banera lub interfejsu do zarządzania plikami cookie, gdy jest on dostępny na stronie.

Dane osób nieletnich

Usługi wynajmu podlegają warunkom kwalifikowalności określonym przez firmę, w tym wymogom dotyczącym wieku i prawa jazdy. Nie zbieramy celowo danych od osób nieletnich w celach niezgodnych z oferowanymi usługami. Jeśli masz powody przypuszczać, że przekazano nam dane osoby nieletniej bez podstawy prawnej, prosimy o kontakt.

Zmiana polityki

Możemy aktualizować tę politykę, gdy zmieniają się usługi, formularze, wykorzystywane technologie lub wymogi prawne. Wersja opublikowana na stronie jest tą, którą należy konsultować w celu uzyskania aktualnych informacji. Jeśli zmiana wymaga dodatkowego powiadomienia osób, których dane dotyczą, postąpimy zgodnie z obowiązującymi wymogami prawnymi.

Organ nadzorczy

Jeśli uważasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza obowiązujące przepisy, możesz najpierw skontaktować się z nami w celu wyjaśnień lub złożyć skargę do właściwego organu ochrony danych.

W Rumunii organem krajowym jest Krajowy Urząd Nadzoru nad Przetwarzaniem Danych Osobowych (ANSPDCP). Oficjalne informacje są dostępne na stronie www.dataprotection.ro.